Elis digitalizē administratīvos procesus

AS "Elis tekstila serviss" no Latvijas Investīciju un Atīstības Aģentūras (LIAA) ir saņēmis atbalstu iekšējo procesu digitalizācijai. Pateicoties šim atbalstam Elis ir izveidota digitalilzēta un automatizēta izmaksu rēķinu aprite. Pirms atbalsta saņemšanas un risinājuma ieviešanas, izmaksu rēķinu apstiprināšana un koordinēšana tika veikta izmantojot e-pastu, savukārt šobrīd ir noslēgts līgums par šī procesa vienkāršošanu, piegādātājam rēķinus digitāli apstrādājot, tādā veidā samazinot laiku to apstrādē un informācijas ievadīšanā, kā arī tika izveidotas apstiprinājumu plūsmas, kas palīdzēja arī sakārtot iekšējo procesu ar rēķinu apstiprināšanu. Projekts tapis sadarbībā ar Eiropas Savienības Atveseļošanas fonda atbalstu.

Ko nozīmē administratīvo procesu digitalizācija ikdienas darbā?

Iekšējo procesu digitalizācija nozīmē pāreju no manuālas informācijas aprites uz vienotu, strukturētu un pārskatāmu sistēmu. Administratīvajos procesos tas visbiežāk saistās ar dokumentu apstrādi, saskaņošanas plūsmām un datu ievadi, kas līdz šim nereti notika e-pastos vai atsevišķos failos. Digitalizēts risinājums ļauj uzņēmumam sekot līdzi dokumentu statusam reāllaikā, samazināt kļūdu iespējamību un paātrināt iekšējo darbu izpildi.

Kāpēc digitalizācija ir svarīga izmaksu rēķinu apritē?

Izmaksu rēķinu aprite ir viens no biežākajiem un laikietilpīgākajiem administratīvajiem procesiem. Ja rēķinu apstiprināšana notiek e-pastā, pastāv risks, ka informācija pazūd sarakstē, tiek dublēta vai arī nav vienotas sistēmas, kur pārskatāmi redzams:

• kurā posmā rēķins atrodas,
• kam tas jāapstiprina,
• cik ilgi tas gaida apstiprinājumu,
• vai visi dati ievadīti korekti.

Digitalizējot šo procesu, rēķinu apstrāde kļūst ātrāka un caurspīdīgāka, bet finanšu un administratīvie darbinieki var vairāk laika veltīt analīzei un procesu uzlabošanai, nevis manuālai datu ievadei.

Galvenie ieguvumi uzņēmumam

Ieviešot digitalizētu un automatizētu izmaksu rēķinu apriti, uzņēmums var iegūt vairākus praktiskus ieguvumus:

• Ātrāka apstrāde: mazāk manuālas darbības un īsāks ceļš no rēķina saņemšanas līdz apstiprināšanai.
• Mazāk kļūdu: samazinās risks nepareizi ievadīt datus vai pazaudēt svarīgu informāciju.
• Pārskatāmība: jebkurā brīdī iespējams redzēt rēķina statusu un apstiprinājumu posmus.
• Vienotas apstiprinājumu plūsmas: skaidra atbildība un strukturēta koordinēšana starp iesaistītajām pusēm.
• Efektīvāka sadarbība ar piegādātājiem: digitāla apstrāde nozīmē precīzāku informācijas apriti un mazāk manuālu korekciju.

Projekta īstenošana ar LIAA un ES Atveseļošanas fonda atbalstu

Atbalsts iekšējo procesu digitalizācijai ļāva Elis spert nozīmīgu soli administratīvās efektivitātes virzienā. Sadarbībā ar LIAA un pateicoties Eiropas Savienības Atveseļošanas fonda finansējumam, uzņēmums attīsta modernu pieeju dokumentu un finanšu plūsmu pārvaldībai, uzlabojot gan darba organizāciju, gan procesu drošību un kvalitāti.

Nākamie soļi: nepārtraukta procesu uzlabošana

Digitalizācija nav vienreizējs projekts, bet gan nepārtraukts uzlabojumu cikls. Sakārtota izmaksu rēķinu aprite veido stabilu pamatu turpmākiem uzlabojumiem arī citos administratīvajos procesos, piemēram, dokumentu pārvaldībā, apstiprināšanas ķēdēs un atskaišu sagatavošanā. Šāda pieeja palīdz uzņēmumam ilgtermiņā strādāt efektīvāk, ātrāk un ar mazāku administratīvo slogu.